Der Datenschutzbeauftragte berät das Unternehmen, das heißt, er spricht grundsätzliche Empfehlungen aus. Wenn Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Verantwortlichen gesehen werden, wird der Verantwortliche darauf hingewiesen. Ob dieses Risiko nun geteilt und entsprechend verringert wird, liegt jedoch in der letzten Konsequenz nicht in der Hand des Datenschutzbeauftragten, da dieser in der Regel nicht weisungsbefugt ist. Es ist jedoch Aufgabe des Datenschutzbeauftragten Lösungsvorschläge zu erarbeiten und diese den Verantwortlichen Stellen zu unterbreiten.

Datenschutz ist keine einmalige oder kurzfristig angelegte Thematik. Es handelt sich hierbei um einen stetigen Prozess, der aufgrund von geänderten Gesetzeslagen, technischen Neuerungen oder wechselnden Geschäftsbereichen stetig angepasst und gegebenenfalls neu konzipiert werden muss. Die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ist entsprechend eine wichtige, gleichzeitig aber auch eine der komplexesten Aufgaben des Datenschutzbeauftragten. Es kann keine allgemeine Aussage getroffen werden, wie eine solche Überwachung aussehen kann. Es sind wie schon bei der Bestimmung des Arbeitsaufwands des Datenschutzbeauftragten die Faktoren Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld des Unternehmens entscheidend. Gleichzeitig ist hier jedoch der subjektive Faktor der Unternehmenskultur ein entscheidender, da diese auf die täglichen Arbeitsabläufe starken Einfluss haben kann.

Für welche Verfahren sind Datenschutz-Folgenabschätzungen notwendig? Wie können diese umgesetzt werden? Bei diesen und weiteren Fragen ist der Datenschutzbeauftragte grundsätzlich erster Ansprechpartner für das Unternehmen.

Die Unterrichtung von Mitarbeitern bzw. die Mitarbeiterschulungen sind eine wichtige Pflichtaufgabe für Unternehmen. Oftmals gibt es „festgefahrene Strukturen“, die aufgrund gestiegener Anforderungen im Datenschutz und in der IT-Sicherheit geändert, angepasst oder optimiert werden müssen. Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens entsprechend geschult und sensibilisiert für das Thema Datenschutz sind, ist eine Anpassung in der Regel leichter zu vermitteln.

Wenn es im Unternehmen zu Datenschutzvorfällen kommt, wendet sich die Aufsichtsbehörde an den Datenschutzbeauftragten. Dessen Aufgabe ist es, als Schnitt- und Vermittlungsstelle zwischen dem Verantwortlichen und der jeweiligen Behörde zu agieren. Gleichzeitig gilt aber auch der § 40 Abs. 6 BDSG–neu, in dem es heißt, dass die Aufsichtsbehörden den Datenschutzbeauftragten mit Rücksicht auf dessen typische Bedürfnisse beraten und unterstützen. Damit ist klar, dass bei aufgekommenen Fragestellungen, die nicht eindeutig sind, immer eine Hilfe bei der Aufsichtsbehörde gesucht werden kann.

In der Regel ist der Datenschutzbeauftragte erster Ansprechpartner für Betroffene, die ihre Rechte geltend machen wollen. Hierbei gilt es, alle Fristen und Anforderungen, die im Gesetz definiert sind, im Auge zu behalten.